Kraków to miasto, w którym biznes rozwija się intensywnie. Wpływ na to ma nie tylko dobre środowisko, ale również szeroki dostęp do usług zewnętrznych, które na co dzień wspierają firmy. Jedną z tych, z której przedsiębiorcy korzystają coraz częściej, jest archiwizacja dokumentów.
Archiwizacja dokumentów w Krakowie – na czym polega?
Archiwizacja dokumentów Kraków to procedura, której musi sprostać każda firma. Polega ona na przechowywaniu dokumentów aż do terminu zapadalności, który najczęściej wynika z ustawy. Przechowywanie musi odbywać się w sposób:
- bezpieczny – dane muszą być chronione przed wyciekiem, nieautoryzowanym dostępem czy kradzieżą,
- ciągły – archiwizacji nie można przerwać, a kończy ją dopiero zniszczenie dokumentów,
- zgodny z przepisami – dokumenty zawierające na przykład dane osobowe wymagają efektywniejszego zabezpieczenia, niż notatki służbowe,
- ekonomiczny – ta zasada nie wynika bezpośrednio z przepisów, ale każdy przedsiębiorca pilnuje, aby procedury administracyjne nie pochłaniały firmowych pieniędzy.
Przechowywanie akt Kraków na pierwszy rzut oka nie wydaje się wyzwaniem, ale w rzeczywistości jest to złożony problem.
Jak prawidłowo archiwizować dokumenty?
Archiwizacja dokumentów każdorazowo rozpoczyna się ich klasyfikowaniem i opisaniem teczek, w których będą przechowywane. Dzięki temu można je bez większych trudności odnaleźć, a także zniszczyć bezpośrednio po upływie terminu przedawnienia.
Dokumenty papierowe przechowujemy w archiwum stacjonarnym, do którego nie mają dostępu osoby postronne. Natomiast dokumentację elektroniczną można archiwizować na specjalnych nośnikach (np. dyskach twardych) bądź w chmurze. Chmury obliczeniowe cieszą się coraz większą popularnością przede wszystkim ze względu na możliwość uzyskania szybkiego dostępu do danych. Trzeba jednak pamiętać, że zarówno archiwizacja stacjonarna, jak i elektroniczna wymagają wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń. Choć są one różne w obu przypadkach, mają ten sam cel, a mianowicie nie dopuścić do wycieku czy kradzieży danych.
Nowoczesne metody archiwizacji w krakowskich firmach
Przedsiębiorcy mają możliwość archiwizacji danych we własnym zakresie, co często praktykują. Ale coraz więcej decyduje się powierzyć opiekę nad dokumentami firmie zewnętrznej. Takie rozwiązanie jest nie tylko dopuszczalne przez prawo, ale również wygodne i elastyczne. Warto jednak wybrać firmę, która oferuje usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów. Ekoakta to zaufany partner w biznesie, któremu krakowscy przedsiębiorcy od lat powierzają dokumentację. Innowacyjne metody przechowywania danych to nie tylko ich składowanie, lecz przede wszystkim zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Dziś to właśnie ochrona danych stanowi serce archiwizacji. Dbanie o nią we własnym zakresie jest nie tylko trudne, ale przede wszystkim czasochłonne. To właśnie dlatego przedsiębiorcy stawiają na usługi outsourcingowe, dzięki którym mogą zająć się biznesem, a nie administracją.