Краків – це місто, де бізнес інтенсивно розвивається. На це впливає не лише сприятливе середовище, але й широкий доступ до зовнішніх послуг, які щодня підтримують компанії. Однією з таких послуг, якою підприємці користуються все частіше, є архівація документів.
Архівація документів у Кракові – у чому вона полягає?
Архівація документів Краків – це процедура, яку повинна виконувати кожна компанія. Вона полягає у зберіганні документів до закінчення терміну їх дії, який найчастіше визначається законодавством. Зберігання повинно здійснюватися таким чином:
- безпечно – дані повинні бути захищені від витоку, несанкціонованого доступу чи крадіжки,
- безперервно – архівацію не можна переривати, а завершується вона лише знищенням документів,
- відповідно до przepisів – документи, що містять, наприклад, персональні дані, вимагають ефективнішого захисту, ніж службові записки,
- економічно – цей принцип не випливає безпосередньо з przepisів, але кожен підприємець дбає про те, щоб адміністративні процедури не поглинали кошти компанії.
Зберігання документів у Кракові на перший погляд не здається складним завданням, але насправді це комплексна проблема.
Як правильно архівувати документи?
Архівація документів щоразу починається з їх класифікації та опису тек, в яких вони зберігатимуться. Завдяки цьому їх можна без особливих труднощів знайти, а також знищити одразу після закінчення терміну зберігання.
Паперові документи зберігаємо у стаціонарному архіві, до якого не мають доступу сторонні особи. Натомість електронну документацію можна архівувати на спеціальних носіях (наприклад, жорстких дисках) або в хмарі. Хмарні сховища стають все популярнішими насамперед завдяки можливості швидкого доступу до даних. Однак слід пам’ятати, що як стаціонарна, так і електронна архівація вимагають впровадження відповідних заходів безпеки. Хоча вони різні в обох випадках, їхня мета одна – запобігти витоку чи крадіжці даних.
Сучасні методи архівації в краківських компаніях
Підприємці мають можливість архівувати дані самостійно, що часто й роблять. Але все більше з них вирішують довірити зберігання документів зовнішній компанії. Таке рішення не тільки дозволене законодавством, але й зручне та гнучке. Варто, однак, обрати компанію, яка пропонує послуги з архівації та знищення документів. Ekoakta – це надійний бізнес-партнер, якому краківські підприємці роками довіряють свою документацію. Інноваційні методи зберігання даних – це не лише їх складування, а насамперед забезпечення високого рівня безпеки. Сьогодні саме захист даних є серцем архівації. Дбати про нього самостійно не тільки складно, але й, перш за все, забирає багато часу. Саме тому підприємці обирають аутсорсингові послуги, завдяки яким вони можуть зосередитися на бізнесі, а не на адміністративних питаннях.